Cliëntgegevens en privacy
Altrecht hecht veel waarde aan jouw privacy en het beroepsgeheim. Als cliënt kunt je erop vertrouwen dat wij verantwoord omgaan met jouw gegevens en ons inspannen om de kwaliteit van zorg te waarborgen. Ben je benieuwd hoe we dit precies doen? Hieronder vind je de antwoorden op de veelgestelde vragen.
Hoe zit het met privacy en het beroepsgeheim?
Alles wat je met je hulpverlener bespreekt, valt onder het beroepsgeheim. De gesprekken zijn vertrouwelijk en de hulpverlener heeft een geheimhoudingsplicht. Informatie mag alleen aan andere instanties of derden worden gegeven met jouw schriftelijke toestemming. Je naaste familie en partner krijgen alleen informatie over jou als jij dat goed vindt. Ook tolken hebben een geheimhoudingsplicht.
Wie kan mijn dossier inzien?
Binnen Altrecht hebben de medewerkers die betrokken zijn bij jouw behandeling toegang tot jouw elektronisch cliëntendossier. Dit zijn naast de hulpverleners die je zelf spreekt ook andere Altrecht medewerkers, waaronder bijvoorbeeld het (financieel/administratief) secretariaat van jouw behandelafdeling of medewerkers met ondersteunende functies. Zo zijn jouw algemene gegevens (denk aan naam, adresgegevens, klantnummer zorgverzekeraar, BSN) voor administratieve doeleinden inzichtelijk voor alle medewerkers die geautoriseerd zijn om nieuwe cliënten in te schrijven.
De hulpverlener die je zelf spreekt maakt daarnaast onderdeel uit van een breder team binnen een gespecialiseerde zorginstelling als Altrecht. Dit team bestaat naast jouw eigen (regie)behandelaar uit andere hulpverleners, die in het kader van onder meer de kwaliteit en continuïteit van de zorg zo nodig meedenken. Dit betreft bijvoorbeeld een (inhoudelijk) leidinggevende of medewerker met een andere expertise dan jouw eigen behandelaar. Het is daarom mogelijk dat er noodzakelijkerwijs inzage in jouw dossier plaatsvindt door andere Altrecht medewerkers dan jouw eigen (regie-)behandelaar.
Het uitgangspunt is altijd dat medewerkers alleen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.
Bovenstaande is onder meer mogelijk in het kader van:
- het beoordelen of verwerken van een verwijzing of de overdracht van zorg, als je wordt aangemeld bij Altrecht*;
- overleg tussen hulpverleners over jouw behandeling;
- overleg tussen medewerkers met verschillende expertises;
- het evalueren van het behandelbeleid;
- het bewaken en evalueren van de kwaliteit van onze behandelingen;
- het bewaken van de continuïteit van de zorg;
- het verwerken van gegevens die noodzakelijk zijn voor de betaling van de zorg en de verantwoording die wij als zorginstelling moeten afleggen;
- het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek volgens de hiervoor geldende wet- en regelgeving.
Als een medewerker van Altrecht vanwege één van bovenstaande redenen jouw dossier inziet, hoeft Altrecht jou daar niet specifiek toestemming voor te vragen. Naast de al genoemde redenen kunnen er afhankelijk van de specifieke situatie nog andere wettelijk gegronde redenen zijn die in inzage in jouw dossier noodzakelijk maken.
Het zorgvuldige gebruik van de inzagemogelijkheid door medewerkers (of leden van een incidenten onderzoekscommissie, zie onder kopje veronderstelde toestemming) die niet standaard zijn geautoriseerd voor een dossier wordt gewaarborgd door gebruik van een zogenoemde noodknop procedure. Met behulp van deze noodknop kunnen medewerkers zij (pv medewerkers) inzage krijgen in (delen van) dossiers van cliënten waartoe zij vanwege hun functie (nog) niet standaard voor geautoriseerd zijn. Deze noodknop kan bijvoorbeeld worden gebruikt in het geval van medische noodzaak (bijvoorbeeld door de crisisdienst). Als een medewerker (of lid incidenten onderzoekscommissie) gebruik maakt van deze mogelijkheid, moet de medewerker hiertoe een reden opgeven. Deze reden wordt vastgelegd in onze systemen en in jouw dossier. Altrecht controleert het gebruik van de noodknop procedure.
* Bijvoorbeeld als Altrecht de zorg moet overdragen aan een andere afdeling binnen Altrecht of aan een andere instelling die is betrokken bij jouw behandeling. In dat kader is inzage nodig voor een goede afstemming van de zorg.
Ik kom opnieuw in zorg, wat gebeurt er met mijn bestaande dossier?
Op het moment dat je opnieuw aangemeld wordt voor een behandeling bij Altrecht, is het mogelijk dat jouw bestaande dossier ingezien wordt, zodat wij jouw actuele hulpvraag of aanmelding beter kunnen beoordelen. Zodra je behandeling bij Altrecht start, nemen wij het bestaande dossier weer in gebruik. Zo blijft alle informatie over jouw behandeling bij elkaar in één dossier.
Welke gegevens verwerkt Altrecht over jou?
Altrecht is wettelijk verplicht een medisch dossier bij te houden. Alle (medische)gegevens die voor de behandeling noodzakelijk zijn, worden daarom verzameld in jouw persoonlijke dossier. Deze (medische) gegevens heeft Altrecht ook nodig om goede en passende zorg te kunnen geven.
Kan Altrecht jouw gegevens met anderen delen?
Jouw herleidbare persoonsgegevens worden alleen gedeeld met derden wanneer hiervoor een wettelijke verplichting bestaat. Zo kan Altrecht bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn om gegevens te delen met de zorgverzekeraar of gemeente maar kan het ook mogelijk zijn dat Altrecht jouw toestemming nodig heeft om jouw gegevens te verstrekken aan een derde instantie. Je ontvangt aan het begin van de behandeling dan ook een toestemmingsformulier voor het delen van informatie met organisaties waarmee we regelmatig samenwerken. In andere gevallen kan deze toestemming ook in het dossier worden genoteerd of mondeling zijn gegeven. Hierna bespreken we in welke gevallen toestemming mag worden verondersteld.
Je kunt op ieder moment bij je regiebehandelaar terugkomen op je keuze om wel of geen toestemming te verlenen voor een specifieke verwerking van gegevens. Het verzoek is dan om opnieuw de toestemmingsverklaring in te vullen.
Veronderstelde toestemming
In sommige situaties gaat Altrecht uit van jouw veronderstelde toestemming om waar noodzakelijk gegevens te delen, dit is zo bij:
• verwijzing en terugkoppeling;
• noodsituaties;
• kwaliteitsdoeleinden (bijvoorbeeld incidentmeldingen of kwaliteitsvisitaties).
Dit betekent dat Altrecht in deze gevallen niet expliciet hoeft te vragen naar toestemming om noodzakelijke gegevens te delen. Indien je hier bezwaar tegen hebt dan kun je dit aangeven bij jouw behandelaar.
Welke informatie ontvangt mijn huisarts?
Er zijn tijdens de behandeling een paar momenten dat Altrecht je huisarts informeert over de voortgang van je behandeling. Wij vinden het belangrijk dat je huisarts op de hoogte is van je gezondheidstoestand en welke behandeling je krijgt, ook wanneer je huisarts niet de verwijzer is geweest voor de zorg die je van Altrecht ontvangt. Tijdens de intakefase vragen we jouw toestemming voor het delen van informatie met jouw huisarts. We informeren de huisarts op de volgende momenten:
- Na de intakefase door middel van een brief met daarin o.a. de conclusie, diagnose en het behandeladvies;
- Voortgangsbrief (in ieder geval na één jaar behandeling);
- Belangrijke wijzigingen in het behandelplan;
- Afsluitbrief wanneer de behandeling stopt. Bij de afdeling Jeugd kan het zijn dat het buurt- en wijkteam de verwijzer is. Er wordt niet direct informatie over jouw behandeling gestuurd aan de wijk- en buurtteams. De informatie wordt aan je meegegeven, zodat je kunt kiezen of je de informatie wil delen.
Als je daar niet mee instemt, zullen we jouw huisarts informeren dat we hem of haar geen behandelinhoudelijke informatie mogen geven. Wel zal de huisarts geïnformeerd worden over de start / afsluiting van de behandeling en de naam van de behandelaar. Er zijn omstandigheden waarin we ons genoodzaakt zien de huisarts wel inhoudelijk te informeren als bijvoorbeeld een gevaarlijke situatie kan ontstaan of als dit noodzakelijk is om op verantwoorde wijze medicatie voor te schrijven.
Beveiliging persoonsgegevens
Altrecht spant zich in om jouw gegevens goed te beveiligen. Hiervoor maken wij gebruik van o.a. hetgeen vastgelegd in de NEN normen.
Bewaartermijn van jouw gegevens
De wettelijke bewaartermijn van jouw gegevens is 20 jaar of langer als dat nodig is voor een goede hulpverlening. Dit is vastgelegd in de WGBO. De bewaartermijn start op het moment dat de behandeling of begeleiding bij ons is afgerond. De bewaartermijn voor dossiers van minderjarigen begint als de cliënt de meerderjarigheidsgrens (18 jaar) bereikt. De bewaartermijn voor gegevens die we gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek is overeenkomstig de WGBO 20 jaar
Op grond van de Wet BOPZ en de WvGGZ geldt een verplichting om de hierop betrekking hebbende dossier onderdelen minimaal 5 jaar te bewaren. Deze gegevens mogen niet eerder vernietigd worden. Zelfs niet op jouw verzoek. Deze termijn kan worden verlengd als dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Indien dit van toepassing is op jouw dossier dan lichten wij je hierover in bij een verzoek tot vernietiging.
Rechten met betrekking tot jouw medisch dossier
Op grond van wet- en regelgeving heb je (mogelijk onder bepaalde voorwaarden) recht op:
- Inzage in je dossier
- Het verkrijgen van een kopie
- Correctie en toevoeging
- Vernietiging
- Gegevensoverdraagbaarheid
- Beperken van de verwerking
Bekijk hier het privacyreglement.
Hoe zit het met mijn inzagerecht?
Je hebt recht op inzage in en een gesprek over jouw dossier. Je mag ook een eigen verklaring toevoegen. In wettelijk vooraf bepaalde gevallen kun je Altrecht verzoeken bepaalde informatie uit het dossier te verwijderen.
Bij alle verzoeken die je doet met betrekking tot inzage in je dossier, gelden bepaalde regels. Je behandelaar kan je hierover informeren. In bijna alle gevallen is een kopie van je legitimatiebewijs nodig.
Hoe zit het met het inzagerecht als het gaat om minderjarige kinderen?
- Kinderen tot 12 jaar: deze doelgroep mag niet voor zichzelf beslissen, dat doen hun ouders (of voogd). Van beide ouders met gezag is voor inzagerecht een legitimatiebewijs en ondertekening noodzakelijk.
- Kinderen van 12 tot 16 jaar: toestemming is nodig van zowel de ouders (of voogd) als van het kind. Van beide ouders en het kind is voor inzagerecht een legitimatiebewijs en ondertekening noodzakelijk.
- Kinderen vanaf 16 jaar: in de WBGO (Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst) worden kinderen vanaf hun zestiende jaar gelijkgesteld aan volwassenen.
Je stuurt het ondertekende formulier verzoek inzage en kopie dossier, samen met een kopie van de geldige identiteitsbewijzen van beide ouders naar:
Altrecht Centraal Patiëntenarchief
Levenspad 8
3705 WB Zeist
Wanneer reageert Altrecht op een verzoek tot het uitoefenen van jouw rechten?
Altrecht geeft zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, gehoor aan je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan die termijn nog eens met twee maanden worden verlengd. Om aan je verzoek te voldoen, kunnen we je naar een geldig legitimatiebewijs vragen.
Verzoek vernietigen dossier
Heb je aan Altrecht gevraagd om je dossier te vernietigen? Dan kan het langer duren dan een maand, omdat de declaratie en betaling van de behandeling nog niet zijn afgerond door Altrecht en de zorgverzekeraar. Direct na afronding zal Altrecht je dossier vernietigen.
Bezwaar tegen het delen van diagnose-informatie op factuur
Je hebt het recht ervoor te kiezen dat gegevens die herleidbaar zijn tot jouw diagnose niet op de factuur voor de zorgverzekeraar komen te staan. Wil je gebruikmaken van dit recht? Bespreek dit dan met je behandelaar. Gezamenlijk kun je een formulier invullen en ondertekenen. Wij sturen deze verklaring daarna op aan de zorgverzekeraar en nemen een kopie van het formulier op in jouw medisch dossier.
Wetenschappelijk onderzoek
Binnen Altrecht vindt regelmatig wetenschappelijk onderzoek plaats. Het doel hiervan is om behandelingen te verbeteren en daarvoor aanwezige kennis uit te breiden. Mogelijk benadert Altrecht jou om te vragen of je wilt deelnemen aan wetenschappelijk onderzoek. Als je hiervoor open staat, krijg je eerst mondelinge en schriftelijke informatie over het onderzoek. Als je mee wilt doen, onderteken je een verklaring waarin je toestemt met deelname aan het onderzoek en het gebruik van de verzamelde gegevens voor het onderzoeksdoel.
Altrecht kan voor wetenschappelijk onderzoek gebruikmaken van gegevens uit jouw dossier. Deze gegevens worden in niet herleidbare vorm gebruikt voor onderzoeksdoeleinden en zijn daardoor niet tot jou te herleiden. Als je hier bezwaar tegen hebt, kun je dit aangeven bij je behandelaar waarna hiervan aantekening gemaakt zal worden in jouw dossier.
Functionaris gegevensbescherming & privacyreglement
Altrecht heeft een functionaris gegevensbescherming die toezicht houdt op het beschermen van jouw gegevens en privacy. Heb je een klacht over hoe Altrecht omgaat met jouw persoonsgegevens of over het uitoefenen van jouw rechten? Neem dan contact op met de functionaris gegevensbescherming via privacy@altrecht.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor aanvullende informatie over privacy, zie het privacyreglement
